Buenos días!!
Hoy queremos explicaros cómo hacer el protocolo de una manera sencilla. Conocéis nuestra filosofía… intentar facilitaros al máximo todos los preparativos de la boda. Si hay algo que os agobia es hacer el seating plan. ¿Dónde y cómo siento a mis invitados? Una pregunta que sin duda todos los que os habéis casado y los que os vais a casar os habéis hecho.
Empezamos facilitándoos información fundamental a tener en cuenta y continuamos con la explicación de cómo hacer la distribución paso por paso. Además, contaís con un ejemplo resuelto de manera que según vayáis leyendo las instrucciones y rellenando vuestras listas y esqueleto podáis consultarlo
Como en todas las bodas, cada invitado debe tener asignada una mesa y cada mesa un número, y en este caso las mesas con numeración impar pertenecen a la novia y las mesas con numeración par al novio. El siguiente paso que debéis tener en cuenta, es que cada mesa tiene una importancia, es decir la mesa más importante de la novia será la mesa 1, la siguiente la 3, luego la 5, y así sucesivamente. Lo mismo sucede con las mesas del novio, pero con números pares.
Además, se pueden combinar diferentes tipos de mesas en función del número de comensales y las necesidades del espacio. Estas capacidades son las siguientes:
- Redondas; de 5 a 10 comensales.
- Rectangulares e Imperiales; a partir de 10 comensales
Es importante que tengáis en cuenta que las mesas del mapa son redondas, y a la hora de rellenar el esqueleto (la distribución de las mesas), debe tenerse en cuenta esta información para una buena distribución del jardín. Por lo que si elegís alguna mesa imperial, sabed que de 12 a 16 comensales corresponde a dos mesas redondas del plano, y de 16 a 26 corresponderían a 3 mesas redondas.
Y ahora vamos con el esqueleto y el trabajo duro (que no… no tan duro ;))!!
PASO 1 –> LISTA DE INVITADOS
Para confeccionar la lista de los invitados debéis abrir los archivos llamados ¨Lista de mesas de la novia¨ y ¨Lista de mesas del novio¨. Como veréis en cada uno de ellos, tenéis todas las mesas numeradas por columnas, y ahora de lo que se trata es de escribir el nombre de los invitados en la mesa que vosotros queráis.
Por ejemplo, los familiares más allegados de la novia probablemente ocuparán la mesa 1, de manera que los nombres de esas personas son los que deben escribirse en la columna correspondiente a la mesa 1. Y, en el caso del novio, los familiares más allegados ocuparán la mesa 2.
Como veréis en el archivo, el número de comensales predeterminado para cada mesa es de 10, no obstante, no es necesario completar todos los espacios de cada mesa. Por ejemplo, en caso de ser 6 comensales quedarán libres 4 espacios, y en caso de ser más comensales habrá que añadir tantos espacios como sean necesarios.
Para detallar los menús infantiles y especiales, se debe especificar al lado del nombre de la persona y hacer una relación a parte con el nombre de las personas, la mesa que ocupan y la información relevante en cada caso (menú infantil, alergia, diabetes…etc.)
En caso de necesitar espacios para sillas o tronas (que no tomen menú) se debe especificar con el + seguido del número de sillas o tronas que se necesiten, ya que estos espacios no deben aparecer en el total de comensales al no tomar menú.
Ejemplo: En la mesa 1 habría 3 personas con menú, uno de ellos vegetariano y un menú infantil. Además habrá tres espacios con dos tronas y una silla, para tres niños que no tomarán menú.
DISTRIBUCIÓN DE MESAS – PROTOCOLO (PASO 2)
En este paso nos encontramos con dos tablas, una para las mesas de la novia y otra para las mesas del novio. Como veis, cada una de ellas cuenta con dos columnas, siendo ¨M¨ el número de la mesa y la ¨C¨ el número de comensales.
Un ejemplo; si en el primer paso (lista de invitados) la mesa 1 tiene 8 comensales, deberemos introducir el número 8 en la columna ¨C¨. Se hará así sucesivamente con todas las mesas que hayamos utilizado en el paso 1 reflejando tanto las impares (novia) como las pares (novio).
DISTRIBUCIÓN DE MESAS – PROTOCOLO (PASO 3)
Como os hemos comentado anteriormente, cada mesa tiene asignado un número (la 1 la más importante de la novia, la 2 la más importante del novio). En este paso, toca hacer la distribución del jardín, y para eso debéis introducir dentro de cada circulito el número de cada mesa. Partiendo de la mesa presidencial, debéis situar las mesas más importantes (aquellas que tienen los números más bajos) más próximas a vosotros.
Y, para que lo tengáis en cuenta, normalmente las mesas de la parte de la derecha corresponden a los invitados de la novia y las mesas de la parte izquierda a los invitados del novio. No obstante, en numerosas ocasiones se alteran los lados en función del tipo de jardín y vuestras propias necesidades.
DISTRIBUCIÓN DE MESAS – PROTOCOLO (PASO 4)
Este paso es muy importante, porque comprobaremos que no hay ningún fallo y que todos los invitados tienen asignado un sitio en la mesa.
En la primera columna (cantidad de mesas) debéis introducir el total de mesas de cada capacidad. Es decir, si vais a utilizar 8 mesas de 6 comensales, deberéis introducir el número 8.
El número de mesas de cada capacidad deberá multiplicarse por el número de comensales de esa mesa, de manera que se obtenga el número de comensales que están situados en mesas de 6, 7, 8, 9, 10 comensales…
Siguiendo con el ejemplo anterior, multiplicaremos 8 (cantidad de mesas) por 6 (capacidad de la mesa), para así completar la tercera columna (totales), con el número 48 en este caso. Esto significa que 48 comensales están distribuidos en mesas de 6 personas. Y así con todas las mesas!
Y ahora, si por ejemplo no vais a utilizar mesas de 7 personas, esa fila se dejará libre de manera que ni sume ni reste. Y en caso de disponer de mesas de capacidades que no aparezcan, se utilizarán las casillas en blanco para introducir las que vosotros queráis. Por ejemplo, si se dispone de una mesa de 18 comensales, habrá que poner un 1 en la primera columna, un 18 en la segunda columna y 18 (que es el resultado de multiplicar 1×18) en la tercera columna.
Como podéis ver, la ultima fila corresponde a la presidencia. Debéis introducir el número de comensales que tiene la mesa presidencial, para que una vez tengáis completada toda la tabla podáis sumar todos los totales de la tercera columna (incluyendoos a vosotros que estáis en la mesa presidencial) y comprobéis que coincide con el número total de comensales.
Este total lo debéis apuntar en la última casilla inferior derecha, donde pone TOTAL. Y, en la casilla inferior izquierda, TOTAL DE MESAS, hay que sumar los números reflejados en la primera columna + 1 mesa más (la presidencial).
DISTRIBUCIÓN DE MESAS – PROTOCOLO (PASO 5)
Por último, debéis rellenar esta columna reflejando el número total de menús adultos, el número total de menús infantiles y el número total de comensales (suma de los adultos y los infantiles), que debe coincidir con el total de comensales del paso 4.
Ahora, unas últimas indicaciones!
Las listas de invitados (el de la novia y el del novio) debéis enviárnoslo cumplimentado por correo electrónico con fecha tope el lunes anterior a vuestra boda (si os casáis un viernes o sábado sería el lunes de esa misma semana). Además, ese mismo día tendréis que traer una copia impresa junto con el esqueleto para poder revisar que no haya ningún error.
El esqueleto es una representación del espacio a nivel general y nos sirve a nosotros para hacernos una idea de vuestras preferencias, pero posteriormente, y en función del número y tamaño de las mesas adaptamos el espacio buscando una estética armoniosa.
Para la entrega de todos estos documentos debéis pedir cita previa, para así poder asegurarnos que podamos atenderos. Además, podéis aprovechar ese mismo momento para dejar en la finca los regalos para los invitados, así como cualquier otro artículo que queráis tener aquí el día de la celebración.
Alguna duda?? Hacédnoslo saber!!!
